Workshops im Anforderungsmanagement – Teil 5

Bei der Durchführung eines Workshops ist es wichtig mit dem richtigen „Know-How“ und den passenden Rahmenbedingungen zu agieren. Grundlegende Rahmenbedingungen werden nun in den folgenden Absätzen dargestellt:

Durchführung der Workshops

  • Fragestellung
  • Personen
  • Agenda

Bei der Einladung zu einem Workshop sind alle wichtigen Steakholder mit einzubeziehen. Der Auftraggeber und Auftragnehmer. Dazu kommt jeweils ein gesonderter neutraler Moderator. Allen Beteiligten müssen nun klar gemacht werden, was das Ziel des Workshops sein wird. Eine Agenda als grober Leitfaden muss die grundsätzlichen Punkte umreißen.

Räumlichkeiten

Die richtige Wahl der Räumlichkeiten spielt eine große Rolle und sollte bestenfalls nicht im Unternehmen stattfinden. Das Ziel sollte sein die Teilnehmer zum „Querdenken“ zu animieren und dies klappt in der gewohnten Umgebung nicht gut. So könnte beispielsweise ein Schloss eher für konservative oder edle Produkteentwicklung dienlich sein. In einem hellen und modernen Büro kommen eher moderne und fortschrittliche Gedanken.

Kleiderwahl und Hierarchien

Sowohl aktive als auch passive Autoritäten beeinflussen die Teilnehmergruppen. Deshalb sollten für die Teilnehmer auch im Vorfeld eine Kleiderordnung ausgegeben werden. Dies könnte z.B. „Business“ oder „Business-Casual“ sein. Auch verschiedene Ebenen der Hierarchie sollten getrennt werden. Somit soll verhindert werden, dass Teilnehmer sich selbst zensieren, weil sie denken, dass im Angesicht des Vorgesetzten ihre Idee wohl weniger Wert sei.

Verlauf

Da eine Problemlösung selten linear abläuft und einzigartig ist, sollte der Prozess im Workshop Verlauf immer neu justiert werden. Zuerst sollte ein passender Einstieg gefunden werden, um dann mit der Problem und Zieldefinition zu beginnen. Danach folgt die erste kreative Phase. In ihr kommen die Kreativtechniken zum Einsatz, bei deren Einsatz Ideen generiert und gefunden werden. Als nächstes folgt die Entscheidungsphase. Dort werden Ideen ausgewählt und Lösungsalternativen gefunden. Als letzte Phase dient die Verwirklichungsphase. Dort wird das zukünftige Projekt formuliert, bearbeitet und auch die Implementation festgelegt.

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